ホームページ制作の依頼をする前に準備するべきこと

今回の記事では、ホームページ制作の依頼前に、RFP(提案依頼書)の作成をしないと失敗してしまう理由について書きました。

これまでも、ホームページ制作について記事を書いてきましたが、RFP(提案依頼書)を作成することがいかに、重要なことかをお伝えしたいと思ったのが理由です。

ホームページ制作に限らず、システム依頼や広告出稿など、何かしら業者へ依頼する場合に、必ず必要とします。

これから、業者へ依頼を考えている方は、絶対に利用してみてください。

きっと、打ち合わせ時のスピード感や業者からの印象が違うことでしょう。

RFP(提案依頼書)について紹介していきたいと思います。

RFP(提案依頼書)とは?

あなたは、RFP(提案依頼書)という言葉を聞いたことがありますか?

初めて聞く人もいると思います。

まず、RFP(提案依頼書)とはどういうものなのかを理解しましょう。

RFPとは(Request For Proposal)の略で、日本語では提案依頼書と言います。

新しいシステムや業務委託を希望する依頼者が作成する依頼書のことになります。もう少し詳しくお伝えすると依頼先に求める要件を明確に記載した内容になります。

要求定義と要件定義の違い

要求仕様書とは?

  • 「~をしたい」という発注者の希望
  • 制作会社で何が必要かを記述したもの

になります。

要求定義は「自分(発注側)が何をしたいのか」を明確にすることです。

「採用ページを強化したい」「活用できていないお問い合わせフォームをなんとかしたい」というような漠然とした思いを、「採用ページを使って、新卒者を3人採用をしたい」などのように、制作会社として実現して欲しい内容に落とし込みます。

テストを繰り返しながら、この「要求定義」を何度も「要件定義」に表現して開発を繰り返し、依頼者が確認します。

「ここをもう少しこうしてほしい」という要求定義を開発側に投げかけたものが「要求仕様書」になります。

「こうしてほしい」という要求定義の上、制作会社側が「それならこういう機能で実現できます」と返答のある提案内容が「要件定義書」と考えたら良いでしょう。

要件定義書とは

  • 「要求仕様書」を実現するためにはこうした機能が必要という制作会社からの返答
  • プログラム機能などを含めて記述したもの

になります。

「要件定義書」は、ホームページを具体化するための基本設計や詳細設計の大元となる、「依頼者の要望に応えるためのマップ」となります。

機能要件や非機能要件など、制作段階で必要な工程設計に情報を記述します。

提案依頼書(RFP)と要求仕様書は??

依頼者の、システム設計に落とし込めるレベルに、まとめた要求が「要求定義」であり、それをまとめたものが「要求仕様書」になります。

検索すると下記のような定義が出てきます。

”RFPとは、情報システムの導入や業務委託を行うにあたり、発注先候補の業者に具体的な提案を依頼する文書。必要なシステムの概要や構成要件、調達条件が記述されている。”

RFPとは|提案依頼書|Request For Proposal – 意味/定義 : IT用語辞典

情報システムの導入や業務委託は、要求定義になります。

RFPの最終的な目的は「提案内容と見積もりから最適な制作会社を選定して調達を適正に行うこと」なので、ホームページ制作の中身以外の部分も大切になってきます。

なぜ、RFP(提案依頼書)が必要か?

依頼者は、お願いしたいシステムに関する情報を集め、依頼したい制作会社を絞り込んだ上でRFPを作成します。

そして、RFPを候補先の制作会社に提出することで、詳細な提案をもらい比較・検討を進められます。

RFPを受取った制作会社は、RFPに記載されている機能や範囲、環境、条件、稼動までの期間などを参考に提案書を作成します。そして、希望に沿った提案や見積を依頼者に提示し、依頼者と制作会社の打ち合わせがスタートするのです。

ホームページ制作に例えると、ホームページ制作は、目に見える形で存在するものではありません。

そのため、より具体的な情報が、見積、提案時に必要になります。

依頼者によって、制作するものがことなるので、依頼者に合った見積、提案が重要になります。

何もない状態で、「あれを追加したい」「かっこいいイメージ」と伝えても、制作会社は想像つかないため、具体的な金額を依頼者は知ることができないのです。

もし、想像つかない要望のまま、契約、制作が開始されたら、どんなホームページができるのでしょうか?

想像つくと思いますが、漠然としたサイトになってしまい、打ち合わせに時間がかかり納期が遅れ、結果、魅力的なホームページはできないでしょう。

RFPは、依頼者から依頼を受ける際に、制作会社が必要としている書類になります。制作会社によっては、RFPの必要性を理解できていないケースもあります。

口頭説明のみで提案書をお願いがほしいと感じるかもしれませんが、RFPの作成は開発にかかる期間やコストの大幅な縮小など、しっかりしたホームページを制作するために重要な作業になりますので、制作会社を決める前には、RFPを提出できるように、しっかりと理解しておく必要があります。

大事なので、もう一度まとめてみます。

RFPの役割は「いかに提案依頼を依頼者が、担当者に伝えられるか、そして、制作会社のパフォーマンスをあげるため」です。

RFPを作成せずに制作に挑んだり、下手なRFPを作成してしまうと、テンプレートを使った「それなり」のサイトしかできない。

製作時に仕様変更が相次いだり、トラブルのもとになります。

つまり、ホームページ制作の結果は、依頼前・業者選定前にほぼ決まるといえます。

「受注まかせ」にしてしまうことが問題

ホームページ制作の依頼案件の中には、「受注者まかせ」にして待ちの姿勢になっている依頼者がいます。これはかなり危険です。

私としても、「受注まかせ」な方とは仕事をいっしょにしたくないと思っています。理由は、受注後の付き合いが、あまりよろしくないからです。

何かの契約きっかけで、付き合いがスタートした方です。長く関係性を築きたいのが制作会社からすると本音になります。

「受注まかせ」とはどんな感じを言うのでしょうか?

具体的に何が原因になるのか見ていきましょう。

「受注まかせ」の人は、制作会社はプロだし、発注側の意図をくみ取って、提案してくれるだろうという考えています。

制作会社から見ると、担当者がリニューアルの成否を自分の責任として考えていないように見えてしまうのが現状です。

例えば、「受注まかせ」の依頼者から、依頼を受けたとします。仮に、デザイン提案をした場合、依頼者は、想定していたイメージとことなることがあります。何度も、修正→確認の繰り返しをすることになってしまいます。

そしたら、依頼者側はどう思いますか?自分の意見を汲み取ってもらえないと、不安になります。

コミュニケーションができていない状態になってしまうのです。それでは、トラブルになる確率を上げてしまいます。

修正されたものは、依頼者側も時間を割いて確認するので、そう何回も確認することはできないでしょう。お互いがスムーズに作業を進めるためにも、制作会社は、「受注まかせ」の依頼者を嫌うのです。

RFPの作成は、依頼者が、ホームページ制作を真剣に考えている、本気であることを伝えるために重要な役割を担っています。

すべての制作会社ではないと思いますが、提案依頼に添付されたRFPを見て、案件の質を判断していたりします。RFPの質が低いと、優先順位を低く見られてしまうことがありますので注意しましょう。

RFPのメリット

RFPは、ホームページの質を上げるために必要な作業です。

具体的なRFPのメリットは何があるのでしょうか?

ここでは、メリットを5つ紹介したいと思います。

  1. 提案の質を上げられる
  2. 制作会社を選定する際の判断基準になる
  3. 現状の課題、解決したいことや要望を明確化できる
  4. トラブルを防げる
  5. 社内共有や稟議がしやすくなる

1.提案の質を上げられる

依頼者が抱えている現状の課題や要件を明確にします。

明確にされたことを、業者に伝えられるので、希望に沿った提案をしてもらえるというメリットがあります。

  • 概算のページ数は?
  • 制作期間はどれくらいで公開日はいつ?
  • 予算はどれくらい?
  • ホームページに何を期待する?
  • ダーゲットはどんな人?(性別、年収、家族構成、年代、ライフスタイルなど)
  • 参考にするウェブサイトは?

など、依頼者によって要件はさまざまです。

あらかじめ具体的な希望や要件を、最初の打ち合わせで制作会社に提示できれば、提案内容の質も上がります。

業者選定の時間も手間も短縮できるので、時間をかけてでも作成したほうがいいでしょう。

2.制作会社を選定する際の判断基準になる

複数社に依頼した際、RFPを作成しとくと比較検討がしやすいメリットがあります。

仮に、RFPがない場合だと、複数社に見積をした場合、依頼した時に伝えることがバラバラになるため、各社の見積内容が一定になりません。

そのため、予算や見積の比較検討が難しくなります。制作会社によって、プランや要望によって、金額に差があるからです。

そのため、作成したRFPを元に見積依頼をすれば、要件に沿った見積を受け取ることができるため、業者の選定に役立ちます。

3.現状の課題、解決したいことや要望を明確化できる

依頼者が抱えている問題点をあらかじめRFPで明確化しておくと、提示した課題、要望が制作会社からの提案で解消されているかの判断ができます。

より詳しいRFPだと、依頼者が気づいていない、問題点を提案してもらえる可能性もあります。

その他、企業の場合、他部署から、要望としてまとめておくと、いざ発注後に

「業者に要望すると思っていた。」
「CMSに機能を付けると思っていた」など

といったトラブルはなくなります。

考えていることがバラバラだったりするので、依頼者側でも、問題が起きにくい状態で発注ができます。部署によって、抱えている問題や課題が違ったりしますから、意思統一は大事です。

実際、発注後に問題が起きてしまうと、制作作業が中断したり、作業を止めてしまう原因になってしまいますので、

RFPの作成は、課題を取りまとめて明確にすることができるので大事です。

4.トラブルを防げる

冒頭でお伝えしたとおり、ホームページにはこれといった正解がありません。依頼者も何が正しいかわからない状態からスタートすることが多くあります。

曖昧な表現や口約束だけで進めてしまうと、期待していたものと違うという事態になりかねません。
最悪の場合、一から作り直し・・・という話に発展したり、スケジュールが遅れてしまったりということもありえます。

RFPを作成し、重要なことは事前に取り決めをしておくことで、トラブルを未然に防ぐ効果があります。

5.社内共有や稟議がしやすくなる

RFPを作成するうえで、依頼者側のメリットをお伝えしましたが、実は、制作会社側にもメリットがあります。
ホームページの制作依頼をした際に担当する担当者に決裁権がないことは多々あります。
承認をとるために上司や社長に稟議をあげるケースが考えられます。

例えば、制作費を少し値引いてもらったりした場合・・・など

そこで、重要になるのがRFPです。

口頭だけで説明していた場合、どのぐらいの工数がかかるものなのか、どのぐらいの制作費がかかるのかが分からないと、決裁が通らなかったりします。

また、納品が終わってから社内トラブルに発展することも珍しくありません。

決裁者が社長というのはよくあるケースですが、稟議の段階で全体像が見えない制作依頼になります。断片的に説明しても理解が得られないことがありますので注意が必要です。

RFPのデメリット

RFPはメリットしかないと考えられますが、1つだけデメリットをお伝えしたいと思います。

作成に時間と手間がかかる

RFPを作らずにホームページ制作を検討すると、依頼候補の制作会社から返ってくる提案書の質が低下し、ホームページ制作の選定にとても時間がかかります。

細かく、より具体的に、要望、問題点をまとめる必要があるため時間はかかります。

打ち合わせの場で、要望をまとめた書類があるのと、口頭で伝えるのでは、提案書の質が変わるのは当然です。

例えば、何の目的でホームページ制作を作成するのか口頭で伝えてしまうと、伝え方の表現にズレが起きるため相手の理解度や解釈が変わってしまいます。

そのため、何度も同じことを説明する場面が増えることや、制作会社も要件が不明確なまま依頼を受けてしまい、見当違いな提案になることもあります。

基準が無ければ制作会社から提示される提案の優劣をつけることが難しくなり、さらに時間や費用は膨大に増えていきますので、注意してください。

RFP作成の現状

RFPを作成する方は「制作会社を複数社から提案をもらいたい」「同じ要望の提案を公正に評価したい」、そして「ホームページ制作に失敗したくない、トラブルを未然に防ぎたい」という意図がありRFPを作成します。

ただ、提出したRFPを確認すると、RFPの内容は千差万別で、ホームページ提案のために必要な情報がすべて揃っているRFPというのは少ないものです。

下記のようなRFPが多く見られがちな例です。

  • 機能要求だけが記載されている
  • 相反する要求が記載されていて優先度が分からない
  • 要求のみの記載で、予算が組めない
  • 単に「導入システム名、提案窓口、スケジュール」を記載した内容

なかには、個人の意見のみが記載されているケースがあり、依頼者側の社員からの意見が含まれていないため、一から要望をヒアリングしていくことも多々あります。

RFPに対しての重要度・必要性は感じているからこそ、作成したものだと思いますが、現状は「RFPに関する知識や作成スキルが不十分なままRFPを作成せざるを得ない」という状態があります。

RFPに必要な項目

これまでお伝えしたことを読んで頂くと、「具体的に何を記載したらいいの?」という疑問を抱くようになると思います。

そこで必要な、項目や書き方について紹介していきたいと思います。

もし、分からないところがあれば、飛ばして、制作会社と相談することをおすすめします。

書く前に気をつけるポイント

  • できるだけ具体的に
  • 課題には事業上の課題とホームページ上の課題を分けて記載する
  • 公開希望日を具体的な日程で記載

まず押さえるべきポイントは以上です。後ほど、具体的なポイントをまとめましたのでチェックしてみてください。

RFPに必要な項目

RFPに必要な項目
プロジェクト名
プロジェクトの目的
対象ホームページURL
制作を依頼する背景
現状の課題
目標、ゴール
サイト公開希望日
予算
制作における自社の体制図
参考サイト

依頼者の業種、企業体制、要望のサービスにより、さらに詳しく記載が必要になります。

さらに、追記していきますのでチェックを忘れずにしてください。

会社概要・事業内容

会社基本情報
事業内容
組織図
ターゲット、既存顧客の属性
強み
競合他社

事業内容や、ターゲット、属性は重要な項目です。また、強みや競合他社もホームページを作る上で必要になります。

サイトの要件・要望

サイト要望に関しては、4つになります。見ていきましょう。

①希望コンテンツ

キャンペーン//商品情報/サービス/会員登録・マイページ

②自社で更新したいページ

ブログ(記事)/商品情報の追加など

③素材・原稿

・原稿はどちらが準備する?/撮影依頼は可能?

④対応デバイス
PC/スマホ/タブレット

提案してほしいこと

制作会社への要望も記載しましょう。

スケジュール
見積書
コンセプト
キャッチコピー
デザイン案
制作体制図
システム要件
コンテンツ案
サイトマップ

サーバー・ドメイン

次にサーバー、ドメインについてです。今後、リニューアルを考えた時などに必要な部分です。先のことを見越して確認を取りましょう。

サーバー会社について
サーバー管理
ドメイン/SSL
公開後の旧サイトの処理(旧サイトを持っている場合)

補足情報

納品物一覧表
運用保守内容
システム操作のマニュアル
閲覧環境
支払い方法

必要な項目を記載してみましたが、実はこの他にも重要なことはあるかと思います。一つずつ時間を割いてでも、確認してRFPを完成させましょう。

制作会社と打ち合わせをした場合、追加で記載しなければいけないこともあると思います。追記して、完璧なRFPにしていきましょう。

RFPに必要な書き方

必要な項目を一覧表で確認が取れたと思います。次は、項目だけでなく、どのように書いていけばいいかを確認していきましょう。

書き方のポイントをまとめましたのでご覧ください。

  • 必要最低限の項目をしっかり記載する
  • 発注者と依頼される側の役割を明確に
  • 迷っている要求を記載する
  • 制作会社に役に立つと思う情報も記載する

必要最低限の項目をしっかり記載する

RFPに記載するべき最低条件とは

  • 目的
  • 目指す目標・成果の指数
  • 予算
  • スケジュール

などです。

目的は、提案を求める理由を明確にします。

「女性の30~50代をターゲットにした、カラーに特化したサイトを作ってほしい」などが目的になります。

目指す目標・成果は、ホームページを作成する上で、集客を強化したいなどあると思います。制作後にすることで得られる効果を明確にします。

その他、初期費用・費用の上限などの予算や依頼先の選定期間、開発期間、導入予定日など、現時点で決まっていることも記載しましょう。

上記は絶対に必要な項目になりますので必ず記載しましょう。

発注者と依頼される側の役割を明確に

1つ目の「必要最低限の項目をしっかり記載する」に加えて、明確にしなければいけないことがあります。

それがこちらです。

  • 依頼する範囲
  • 納品物
  • 必ず満たすホームページの条件
  • 制作会社に期待していること

になります。

要件はどの範囲までなのかを記載したほうが良い提案をもらえます。

その他、必ず回答が欲しいこととは別に、なぜ、制作会社に任せるのか、何を期待しているのかを記載するといいでしょう。

そうすれば、返ってきた提案を元に、さらに良い提案に変更することも可能です。評価も付けやすくなります。

また、「言った・言わない」が、制作が進んでいくと、発生したりします。

その場合に備えて、双方が言った内容を記載したほうがいいでしょう。未然にトラブルを防げます。

迷っている要求を記載する

依頼者は目的、目標は決まっていても、どこまで実現するか想像できていない方がほとんどです。その場合は、遠慮せずに質問内容を記載しときましょう。

依頼者からの要望、質問は制作会社の腕の見せ所です。

制作会社は制作することが仕事ですが、依頼者の悩みを解決してあげることも重要です。そのため、制作会社の担当に、質問をぶつけてみましょう。

いっしょに考えてくれるはずです。

ですので、RFPは必ず、明確にしたことだけを書くものでもありません。現時点では、不明確だが、相談したいこと、未決定のことでも記載するようにしましょう。そして、制作会社にしっかり打ち合わせをすることです。

仮に、明確になっていない部分を伝えずに進めると、要望がまったく反映できていない提案になったりします。

不明確な要望をそのままにしとくと、完成品が想像とかけ離れた結果になることもあります。気をつけましょう。

制作会社に役に立つと思う情報も記載する

依頼者は、制作会社に想像している完成品のイメージをもってもらうことが重要です。

例えば、ホームページの完成イメージに似た他社のサービスやデザインを例に出し、参考資料として、まとめておくことが重要です。

「20代の髪悩みの方に向けたサイト」と言っても、人それぞれ、受ける印象は変わりますので、視覚で参考にできるものを用意すると、制作会社も、依頼者の要望への理解が深まります。

依頼者も「このホームページの画像に近いものがほしい」「自社のホームページやサービスと似た形にしてほしい」など、説得力が増すでしょう。

必要条件以外でも、要望に沿った提案がもらえるようになります。

RFPを作る時の問題点

円滑な制作会社に必要なRFPですが、依頼者側が作成する資料ですので、制作会社にとって最良な形になっていないことが多いです。

初めて作る方や、作成になれていない方が大半なので当然です。

そこで、時間短縮もでき効率的なやり方もありますので、紹介したいと思います。

RFPとは別に、RFIという言葉があります。聞いたことはありますか?

問題回避に使えるRFIという活用方法がありますので、補足になりますが、RFIの作成方法について紹介したいと思います。

RFI(情報提供依頼書)も作成しよう!!

RFIとは、Request For Informationの略で、情報提供依頼書のことを指します。これからホームページやシステムを検討するにあたり、制作会社に対して、公式に情報提供を依頼するためのものとなります。

RFIは、あくまでも「お願い」という形で書類を提出することを指します。制作の詳細な仕様や時間がかかる説明を受けることは難しい場合や、時間を割けない場合に利用したります。

RFPとの違いは、自社が求めていることが実現可能な制作やサービスを扱っている企業かどうかを確認できます。

これまでは、RFPについて紹介してきましたが、なぜここで、RFIという言葉が出てきたのでしょうか?

RFPの問題点は○○!

これまで、RFPについて重要だと何度も伝えていますが、実は、依頼者側で、いきなりRFPを作成するのは、けっこう難易度があります。

ホームページに求める要望や要求する開発範囲、必要な情報をまとめることに慣れていないからです。

しかし、制作会社が何をどのようにしてほしいのかを明確にイメージできなければ、正確な要望は通らず開発期間はどんどん延びていきます。具体的な見積も出してもらえないでしょう。

そのため、RFPとは別に、RFIという依頼書があり、RFIだと、RFPのようなしっかりした項目内容をまとめずに活用できるのでおすすめです。

RFPの作成にRFIは役立つ!ポイントを押さえた書き方

もう一度、RFPをおさらいすると、事前に問題となることや改善点、要望などを独自にリサーチをし、制作会社へ依頼したうえで、提案をもらいます。

もし、情報収集の段階であれば、RFIが活用するのがいいでしょう。

RFIについて詳しくお伝えすると、RFIは、似たようなプロジェクトの事例や実績の紹介、課題解決のための情報を提供してもらう手続きを言います。

RFPとは違い、RFIの作成に時間がかかりません。時間コストをかけずに取り組めることがメリットになります。

依頼者が想定している制作に似たような事例や予算、スケジュールを把握できるので納期までのイメージがつかめるようになります。その他、 「このようなやり方もあったのか」という新たな発見もあり、効率的な進め方もできます。

自分が想定していない提案を受けることがあるので視野も広くなり、メリットもあります。制作会社にとっても過去の事例や実績、資料といった既存の資料を集めるだけで新たに資料作りをする必要もなく、手間がかかりません。 互いに無駄なやり取りや作業を減らせます。お互いに効率が良くなります。

実は、RFIは、その後に作成するRFPに記載する各項目の作成にも役に立ちます。

制作会社へ「まだ制作依頼が前提の情報提供」という旨をRFIで制作会社に伝えれば、これから行う制作に添った形の情報や提案を制作会社から引き出すことも可能です。

RFPには必要な問題点、要望や求めていることを具体的な形で明記しなければいけません。しかし、RFIであれば比較的ラフな提案や要望でも相手先と連絡を取りながら形にすることが可能になります。

ぜひ、RFPとRFIの違いを理解した上で、効率的な使い方、制作会社とのやりとりをしてみてはいかがでしょうか?

作成したが、正しいか自信がない

最後に、RFPを初めて聞く人や、初めて作成する人がいると思います。

「ちゃんと作成できるか不安」だと思いますが、安心してください。

ホームページ制作を依頼される方の多くは、同じ不安を抱えています。

制作会社は、そんな、悩み、改善点に寄り添って解決できるようサポートすることが仕事です。

多くの依頼者は、背景、目的、施策の項目が必ずしもつながっていなかったり、目的が売上向上だけど、目標はコスト削減になっていて矛盾していたりと公開後の実現が難しい要望があったりします。

ですが、大事なのはシンプルに考えること、あれもこれもだと、出来上がったホームページは、何を伝えたいのか分からないホームページになってしまいます。

さらに、あれやこれもと追加したい機能がまとまらない状態で打ち合わせをすると、結果、提示された費用が高額になったりします。

制作会社から提案を受けることができるので、要望はシンプルに分かりやすく書くと、スムーズに打ち合わせができると思います。

そのためにも、自分の考えに合った制作会社を選べるように、提案項目や条件として盛り込むのではなく、導入したい技術や開発手法について提案の時に質問できるよう「質問事項」としてまとめておくのが有効です。

提案での回答を聞いて納得できる会社を選べばいいのです。

まとめ

何かものを、一から作ろうとしたとき、感覚的に作成すると途中で、手が止まってしまうことがあります。例えば、家を立てようとした時、直接、着工はしないと思います。

まずは、設計から入ると思います。ホームページも家と同じです。

まずは入念に設計し、打ち合わせをして、擦り合わせをしてから制作に入ります。

もっとも、依頼者側で重要となることは、設計、RFPの作成になります。その完成度が、そのままホームページ現れると考えてください。

これは、ホームページに限らず、ビジネスを考えている(している)方には、誰にも該当することですので、是非活用をしてみてください。